La signature par encre sur papier n’est plus la seule option pour autoriser un document ou une transaction. En effet, de nouvelles formes de signatures sont apparues à l’ère de la digitalisation : les signatures numériques et les signatures électroniques Les deux termes sont souvent employés de manière interchangeable. Pourtant, ils ne signifient pas la même chose !
Voici ce que vous devriez savoir sur ces deux catégories de signatures et comment elles peuvent faciliter (ou entraver) vos processus professionnels et commerciaux.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Diverses définitions existent pour les signatures électroniques. Mais le terme se réfère le plus généralement à la reconnaissance ou à l’adoption d’un message, d’une transaction ou d’un document électronique (Word, PDF, …). Quelques exemples incluent :
- Un nom (souvent accompagné d’un numéro de téléphone et d’une adresse mail) tapé à la fin d’un e-mail ;
- Un nom saisi sur un formulaire ou un document électronique ;
- Une image d’une signature manuscrite sur un fax transmis ;
- Un numéro d’identification personnel (PIN) saisi dans un guichet automatique bancaire ;
- Les cases “J’accepte ” ou “Je refuse” des conditions générales sur un contrat électronique ;
- Une signature manuscrite capturée numériquement sur un appareil, tel qu’une tablette ou un smartphone ;
Etc.
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Qu’est-ce qu’une signature numérique ?
Parfois appelée signature cryptographique, une signature numérique est considérée comme le type de signature électronique le plus « sécurisé ». Il comprend un certificat d’autorité, tel qu’un certificat Windows, pour garantir la validité du signataire (auteur et propriétaire de la signature).
Les parties de chaque côté d’une signature numérique peuvent également détecter si le document signé a été altéré ou changé d’une manière illégale. En outre, les messages électroniques sont signés avec la clé de déchiffrement privée de l’expéditeur et vérifiés par quiconque peut accéder à la clé de chiffrement publique de l’expéditeur. Cela garantit que les deux parties sont bien celles qu’elles prétendent être et que le contenu du message n’a pas été modifié ou repris.
Les signatures numériques et électroniques sont souvent utilisées comme synonymes, mais la plupart des types de signatures électroniques ne possèdent pas les caractéristiques de sécurité des véritables signatures numériques. Certaines utilisations courantes des signatures numériques comprennent les formulaires fiscaux électroniques, les demandes de permis d’affaires et les accords aux autorisations plus sensibles.
Des signatures différentes sont-elles requises à des fins différentes ?
L’utilisation de signatures électroniques ou numériques est laissée au choix et à la discrétion de chaque partie. Depuis l’entrée en vigueur de la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial (E-SIGN) en 2000, les signatures numériques et électroniques ont le même statut juridique que les signatures manuscrites. Néanmoins, certaines organisations et particuliers préfèrent encore les signatures manuscrites.
La loi E-SIGN préserve le droit d’une partie d’utiliser ou d’accepter des signatures manuscrites même si la documentation en question est électronique. Il revient alors à chaque organisation de créer sa propre politique autour des signatures.
Comment chaque type de signature affecte-t-il les processus de travail ?
De nombreux processus métier basés sur des documents nécessitent des signatures, telles que l’approbation des contrats, des factures et des formulaires d’évaluation des employés. Les signatures traditionnelles ont tendance à ralentir ces processus en raison de leur dépendance vis-à-vis de l’échange physique de papier. Parfois, même les signatures électroniques peuvent avoir des obstacles lorsqu’une personne ne parvient pas à signer un document en temps opportun.
Toutefois, les organisations fonctionnent avec une efficacité maximale lorsque les signatures électroniques sont incorporées dans un processus métier automatisé. Par exemple, si un responsable oublie de signer une facture, un système automatisé peut lui envoyer un e-mail de rappel après un certain laps de temps.
